Tartalomjegyzék
LEVELEZÉS............................................................................................... 1
AZ EGYSZERŰ ÜGYIRATOK............................................................... 3
Nyugta.................................................................................................. 4
Elismervény........................................................................................ 4
A kötelezvény..................................................................................... 4
A meghatalmazás.............................................................................. 4
AZ EGYSZERŰ ÜGYIRAT FORMÁJA................................................. 5
Az önéletrajz....................................................................................... 8
Az önéletrajz másképpen................................................................. 9
A kérvény, a kérelem....................................................................... 11
A pályázat.......................................................................................... 11
A jegyzőkönyv.................................................................................. 14
A HIVATALOS LEVÉL......................................................................... 16
AZ EGYSZERŰ ÜGYIRATOK
Magánjogi okiratot (ügyiratot) magánosok vagy hivatalos
szervek készítenek. Az egyszerű ügyiratok (pl. elismervény, meghatalmazás,
nyugta, igazolás, kötelezvény, bizonyítvány stb.) tartalmi és formai
szempontból egyszerűek.
Készíthetjük
önálló iratként – a szöveg terjedelmétől függően – A/5-ös vagy A/4-es
gépírópapíron vagy erre a célra készült nyomtatványon. Ha önálló iratként
készítjük, a papír felső és alsó szélénél legalább 20-25 mm üres helyet kell
hagyni. A papír bal szélén 20-25 mm, a jobb oldalon legalább 10 mm lapszélt
hagyjunk. (Írógépen történő gépelés esetén a sorok hosszának eltérése nem lehet
5 betűhelynél nagyobb – elválasztás!)
A cím írását a bal
lapszélnél (öt leütésig ritkított írással) kezdjük. A cím és a szöveg között
egy sort üresen kell hagyni. A szöveg tartalmi tagolását egy sor üresen
hagyásával jelöljük. A keltezést a szöveg befejeztével egy sor kihagyásával a
bal lapszéltől kezdve írjuk. Az aláírók nevét a keltezés után – három sor
kihagyásával – szintén a bal lapszéltől kezdve, géppel kell feltüntetni. A
keltezést és a befejező részt egymagában a következő oldalra átvinni nem
szabad. Átvitel esetén a szövegnek legalább az utolsó sorát is át kell vinni a
következő oldalra.
Az egyszerű
ügyiratokban a számjegyekkel feltüntetett pénzösszeget, értéket betűkkel is
kiírjuk. A számjegyek betűírását nagy kezdőbetűvel írjuk. A száz, ezer, millió
elé kiírjuk az egy számot, hogy ne legyen hamisítható (pl. Egyszáz, Egyezer,
Egymillió). A két (-száz, -ezer, -millió) helyett kettőt írunk (pl. Kettőszáz,
Kettőezer, Kettőmillió). A pénz és a mértékek rövidítése után nem teszünk
pontot (pl. 100 Ft-ot, azaz Egyszáz forintot).
Nyugta
Nyugtát akkor készítünk, ha valakinek valamilyen
okból vagy célból bizonyos pénzösszeget átadunk. A nyugtát a pénz átvevője írja
alá.
Elismervény
Elismervényt írunk, ha
valakinek valamit (pénz kivételével bármit) átadunk. Az átvétel írásos
bizonyítéka az elismervény. Az állítja ki, aki az átadott dolgot átvette.
A kötelezvény
A kötelezvény olyan ügyirat, amelynek kiállítója
elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy dolognak az átvételét, ugyanakkor
kötelezettséget vállal a pénzösszeg visszafizetésére, illetve a kapott tárgy
visszaadására. A kötelezvényt a kötelezettséget vállaló állítja ki. A
kötelezvény a jog szerint akkor bizonyító erejű okirat, ha a kölcsönvevő két
tanúval együtt írja alá.
A meghatalmazás
A meghatalmazásban feljogosítjuk a meghatalmazottat,
hogy helyettünk, nevünkben a megjelölt egy vagy több ügyben eljárjon. A jog
szerint az érvényességhez a meghatalmazó aláírása és lakcíme szükséges. Géppel
írott meghatalmazást két tanúval is alá kell íratni.
AZ EGYSZERŰ ÜGYIRAT FORMÁJA
Az irat címe (5 betűig ritkítva)
x
Szöveg
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
x
A szöveg folytatása
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
x
Keltezés nnnnnnnnnnnnnnn
x
x
x
Az
intézmény neve (bélyegzőszöveg)
x
x
x
Aláírás(ok)
beosztás
Elismervény
x
Elismerem,
hogy Budai Sándortól (1116 Budapest, Tétényi út 33.) a 23583. gyártási számú,
AEG Olympia típusú elektronikus írógépet a mai napon javításra átvettem.
x
Budapest,
20…. április 25.
x
x
x
Irodatechnikai
Vállalat
x
x
x
Kálmán
József
műszerész
Jelmagyarázat:
Az
„x” ezen az oldalon és a továbbiakban mindenhol az üres sorokat jelöli.
x
x
Nyugta
x
1500
Ft-ról, azaz Egyezerötszáz forintról, mely összeget tanszervásárlási segély
címén az iskola pénztárából felvettem.
x
Budapest,
20….. április 25.
x
x
x
Dávid
Csilla
tanuló
Meghatalmazás
x
Meghatalmazom
feleségemet, Horváth Pálnét (szül. Nagy Annát), hogy 2004. május 5-én esedékes
munkabéremet helyettem felvegye.
x
Budapest,
2004. április 25.
x
x
x
Horváth Pálné Horváth
Pál
A maghatalmazott aláírása A
meghatalmazó aláírása
1116 Budapest, Sárvár u. 12. 1116
Budapest, Sárvár u. 12.
Szem. ig. sz.: AU-V. 348890 Szem.
ig. sz.: AU-V. 120367
x
Előttünk mint tanúk előtt:
x
x
x
Csonka Ildikó Tímár
András
1120 Budapest, Virág u. 3. 1042
Budapest, Posta u. 25.
Szem. ig. sz.: AU-V 920021 Szem.
ig. sz.: AU-V. 110345
x
x
Kötelezvény
x
5000
Ft-ról, azaz Ötezer forintról, mely összeget Kovács Jánostól (1034 Budapest,
Szőlő u. 23.) a mai napon kölcsönkaptam.
x
Kötelezem,
magam, hogy a fenti összeget 20…. szeptember 15-éig visszafizetem.
x
Budapest,
20… május 28.
x
x
x
Lázár
Mihály
1035
Budapest, Lajos u. 12.
Szem. ig.
sz.: AU-V. 126821
x
Tanúk:
x
x
x
Molnár
Mária
1123
Budapest, Rigó u. 3.
Szem. ig.
sz.: AU-V. 446578
x
x
x
Kelemen
Péter
1123
Budapest, Rigó u. 3.
Szem. ig.
sz.: AU-VI. 233567
Készítsük el szabványformában a következő
ügyiratokat!
Nyugta.
1500 Ft-ról, azaz Egyezerötszáz forintról. Ezt az összeget az iskola
pénztárából kirándulási költségeimhez való hozzájárulás címén felvettem.
Szekszárd, 20…. szeptember 5. Mihályi Zsuzsanna tanuló.
Elismervény.
Elismerem, hogy a Könyvértékesítő Vállalattól 50 db könyvet
– melyet az iskola könyvtára részére ajándékba adott – átvettem. Debrecen, 20…. október 22. László Gábor könyvtáros.
– melyet az iskola könyvtára részére ajándékba adott – átvettem. Debrecen, 20…. október 22. László Gábor könyvtáros.
Az önéletrajz
Az önéletrajz olyan műfaj,
amely elsősorban a tényeket ismerteti. Tartalmi szempontjai, szerkezeti, formai
elemei meghatározottak. Önéletrajzot írunk, ha továbbtanulásra jelentkezünk,
munkahelyi állást pályázunk meg és még jó néhány esetben. Tehát nem mindegy,
hogy milyen benyomást kelt a benyújtott önéletrajz. Ügyelni kell a jó
fogalmazásra, a szép külső alakra.
A rövid önéletrajz a
következőket tartalmazza:
1. Bevezetés – Családi
adatok: születési hely, idő,
szülők neve, foglalkozásuk, munkahelyük, testvérek.
2. Tárgyalás – Tanulmányi,
ill.
munkaköri
adatok: iskolai végzettség,
érdeklődési kör, tanulmányi, munkaköri eredmények.
3. Befejezés – Egyéb adatok: közéleti
érdeklődés, társadalmi munka, eddigi munkahelyek.
Példa egy önéletrajzra:
x
x
Önéletrajz
x
19… május 5-én Szegeden
születtem. Apám Mészáros Mátyás vállalkozó, anyám Keresztesi Katalin tanítónő.
Két testvérem van, Péter (14 éves) és Andrea (12 éves), mindketten tanulók.
x
Szegeden a Móra Ferenc
Általános Iskolába jártam. Később Budapestre költöztünk, így a nyolcadik
osztályt a XIII. kerületi Petőfi Sándor Általános Iskolában fejeztem be.
Tanulmányaimat a II. Rákóczi Ferenc Gyakorló Közgazdasági Szakközépiskolában,
külkereskedelmi ügyintéző ágazaton folytattam, és érettségi vizsgát 19….
júniusában tettem jó eredménnyel. Még középiskolás koromban angol nyelvből
megszereztem az állami nyelvvizsgát, jelenleg német nyelvet tanulok.
x
Érettségi után a Budapesti
Sütőipari Vállalatnál helyezkedtem el, és azóta is ennél a vállalatnál dolgozom
külkereskedelmi ügyintézői munkakörben.
x
Tudásomat tovább szeretném
mélyíteni, ezért jelentkeztem továbbtanulásra a Külkereskedelmi Főiskolára.
Budapest, 20…. február 5.
x
x
x
Mészáros Edina
1222 Budapest, Hóvirág u.
15.
Az önéletrajz másképpen
Sokszor találkozhatunk olyan
álláshirdetéssel vagy pályázattal, ahol a pályázati kiírásban „CV”-t kérnek,
ugyanakkor általában a jelentkezők még nem ismerik kellően egyrészt a
„Curriculum Vitae” (CV), vagyis a nyugat-európai típusú önéletrajz, másrészt a
„Resume”, vagyis az amerikai típusú önéletrajz fogalmát. A régi típusú,
folyamatosan szerkesztett, leíró jellegű önéletrajzból sokszor éppen lényeges
adatok maradnak ki, vagy fontos foglalkoztatási, végzettségi adatok kerülhetik
el az önéletrajz elbírálójának figyelmét.
Mind a régi, mind az új
típusú szakmai önéletrajznál a legfontosabb a külalak. Az első benyomásokat már
az önéletrajz kézbevétele, majd elolvasása alapján levonja a leendő munkáltató
vagy tanácsadó. Az első jelentkezés céljából beküldött szakmai önéletrajz
mindig legyen rövid és tömör, csak a lényeges információkat tartalmazza. Ennek
jelentősége egyébként is a figyelem felkeltésében áll. Elsősorban azt a
tevékenységi kört emeljük ki, amely az adott pozíció betöltésének szempontjából
a leendő munkáltató profiljával megegyezik. Ebből is következik, hogy nincs két
egyforma önéletrajz. Minden egyes pozíció más és más CV-t kíván.
Nagyon fontos az időrendi
felsorolás. Végül is ebben áll az egyik leglényegesebb különbség a
nyugat-európai és az amerikai típusú önéletrajz között. Míg a nyugat-európai
típusú önéletrajz (CV) mindig kronológiai sorrendben, a múltból halad a jelen
felé, addig az amerikai típusú (Resume) a jelenből indul ki, és fordított
sorrendben, a jelentől visszafelé halad a múltba. Nálunk inkább a
nyugat-európai típusú önéletrajz használatos.
A következő oldalon példa egy új típusú önéletrajzra.
Önéletrajz
Név: DUNAI GÁBOR
Személyi adatok
Életkor: 38 év
Családi állapot: nős
Gyermekek: 2 gyermek (1983,
1986)
Állampolgárság: magyar
Lakcím: 1333 Budapest,
Mezőőr u. 12/b
Telefon: 352-3213 (munkahelyi),
314-3524 (lakás)
Hobbik: szörf, téli sportok
Képzettségi adatok
1968–72: középiskolai tanulmányok a nagykőrösi
Arany János Gimnáziumban angol–orosz tagozaton, kitűnő eredményű érettségi
vizsga
1973–78: egyetemi tanulmányok folytatása a budapesti
Marx Károly Közgazdaságtudományi Egyetem Ipari Szakán. Jó rendű diploma és
mérlegképes könyvelői képesítés megszerzése. Kiemelt tárgyak: vállalati
számvitel, adóigazgatás, vállalati pénzügyek, pénzügyi és mérlegelemzés.
Diplomatéma: „Nemzetközi mérlegelemzés a Coopers and Lybrand londoni irodájának
gyakorlata szerint”
Nyelvismeret
–
magyar
anyanyelv
–
angol
felsőfokú nyelvvizsga
–
német
felsőfokú nyelvvizsga
–
orosz
alapfokú társalgási szint
Számítógépes ismeretek
–
SUN
és SAP vezetői információs és számviteli rendszerek
–
WordStar
7.0, Word Perfect 5.1 szövegszerkesztők
–
Lotus
1-2-3, Quatro, MS Excel táblázatkezelők
Szakmai pályafutás
1978–83: MTA Közgazdaságtudományi Intézet. Beosztás:
tudományos főmunkatárs. Feladatok: a vállalatgazdálkodás kutatásával foglalkozó
osztály pénzügyi kutatásokkal kapcsolatos tudományos munkájának koordinálása
1983-tól: Allited Gold International, Hungary.
Beosztás: pénzügyi igazgató. Feladatok: az amerikai–magyar vegyesvállalat
teljes pénzügyi rendszerének kialakítása, az ezzel kapcsolatos tevékenységi
körök meghatározása és működtetése, az ide tartozó személyzeti feladatok
ellátása; vezetői információs szervezet kialakítása
Szakmai szervezeti tagságok
–
Magyar
Könyvvizsgálók Egyesülete
–
Okleveles
Könyvvizsgálók Hivatalos Egyesülete
Ambíciók
–
első
számú vezetői munkakör és felelősség
–
jól
felkészült csapatot irányítani
–
eredményorientált
érdekeltségi rendszerben dolgozni
x
Budapest,
2004. május 9.
x
x
x
Dunai
Gábor Megjegyzés: E dokumentum belsejében az üres sorokat
térközök
helyettesítik.
A kérvény, a kérelem
A kérvény
írója ügye kedvező elintézéséért valamely hatóság, illetőleg egyéb szerv vagy
intézmény vezetőjéhez fordul.
A kérvény
tartalmilag két részből áll:
- Az első részben kérésünket
fogalmazzuk meg, azaz pontos adatok, tények alapján leírjuk, hogy a kérvény
benyújtására mi késztetett bennünket.
- A második részben
indokainkat soroljuk fel úgy, hogy azok meggyőzzék az illetékest kérésünk
teljesítésének szükségességéről.
A kérvényt meghatározott formák
szerint szerkesztjük:
-
A/4-es formátumú papírra írjuk;
-
az ívnek a külső oldala a kérvény felzete;
-
a belső oldalára kerül a kérvény szövege;
-
az ívet a hosszabb tengelye mentén hajtjuk össze,
-
a felzet szövegét a hosszában hajtott ív jobb oldalára
kell írni.
A kérvény egyik fajtája az alkalmaztatás
kérése, illetve a pályázat.
A pályázat
A gazdálkodó szervek,
intézmények a munkakörök betöltéséhez munkatársakat kereshetnek úgy is, hogy
pályázatot írnak ki, hirdetményt tesznek közzé. A pályázati felhívásokra,
hirdetésekre írt válaszokat, jelentkezéseket nevezzük pályázatnak.
Egy
állás betöltésére szóló pályázatnak a következőket kell tartalmaznia:
-
hivatkozást a pályázati felhívásra, újsághirdetésre;
-
a megpályázott állás megjelölését;
-
a pályázó személyi és családi adatait;
-
a jelentkező iskolai végzettségét, szakképzettségét;
-
eddigi munkahelyének, beosztásának megjelölését;
-
szükség esetén annak megvilágítását, hogy a pályázó miért érzi alkalmasnak
magát a megpályázott állás betöltésére.
Példa egy pályázatra:
x
x
Gazdasági
Mérnökiroda
Igazgatójának
x
Jelentkezem
a Heti Világgazdaság 20.…október 3-i számában megjelent pályázati felhívásukra,
amelyben személyi titkárnőt keresnek.
x
19….
május 5-én születtem Budapesten. Édesapám gépészmérnök, édesanyám óvónő.
Nővérem a Budapesti Közgazdasági Egyetem harmadéves hallgatója.
x
Iskolai
tanulmányaimat a Hernád Utcai Általános Iskolában kezdtem, majd a Fényes Elek
Közgazdasági Szakközépiskola gép- és gyorsíró, idegen nyelvi ágazatán
folytattam. 19… júniusában érettségiztem jó eredménnyel. Szakképzettségem:
középfokú jegyzőkönyvvezető, gyorsíró és gépíró, angol nyelvű gépíró.
x
Az
érettségit követően családi kapcsolataim révén 6 hónapot töltöttem az Amerikai
Egyesült Államokban, ahol módom volt angol nyelvismeretemet bővíteni. A
középiskolában a gép- és gyorsírás mellett magyar nyelvű levelezést is tanultam,
így levelek önálló fogalmazására is merek vállalkozni.
x
Hirdetésükben
felfigyeltem, hogy sokrétű, összetett feladatokra keresnek munkatársat. Azért
jelentkezem, mert örömmel végeznék ilyen jellegű munkát.
x
Várom
szíves válaszukat.
x
Budapest,
20….. október 10.
x
x
x
Horváth
Éva
x
x
Gazdasági
Mérnökiroda
Igazgatójának
x
Budapest
Petneházy
u. 21.
1139
Horváth
Éva
(1116
Budapest, Sáfrány u. 54.) kérelme
titkárnőként
történő alkalmazása
ügyében.
Melléklet:
Önéletrajz
A jegyzőkönyv
A
jegyzőkönyv gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott
kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott
formában. A jegyzőkönyvben csak valós adatok szerepelhetnek. A tartalmi
ferdítés, a hamis adatok szerepeltetésének következménye akár bírósági
felelősségre vonás is lehet. Ismétlődő témájú jegyzőkönyvekre általában
formanyomtatványt készítenek.
Tartalmát
tekintve a jegyzőkönyv lehet: kihallgatási jegyzőkönyv, eseményjegyzőkönyv és
tanácskozási jegyzőkönyv. Kihallgatási jegyzőkönyvet a bíróságon, ill. a
rendőrségen készítenek. Eseményjegyzőkönyvet szemléről, balesetről, egyéb
fontos, következményekkel járó eseményekről vesznek fel. A tanácskozási
jegyzőkönyvben a felszólalók nevének megjelölésével mindent sorrendben
rögzítenek. A teljes (szó szerinti) jegyzőkönyv az elhangzottakat részletesen,
míg a rövidített jegyzőkönyv csak kivonatosan tartalmazza.
A
jegyzőkönyv három fő szerkezeti egységből
áll: a fejrészből (bevezetés), a főrészből (tárgyalás) és a zárórészből
(befejezés). A fejrésznek feltétlenül
tartalmazni kell a jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét, az intézmény pontos
nevét és címét, a jelenlévőket és a jegyzőkönyv tárgyát. A főrészben a vitaindító után a felszólalások, hozzászólások,
javaslatok következnek. A zárórész a
felszólalásokból, javaslatokból, indítványokból született határozatokat tartalmazza.
Mivel a keltezés a jegyzőkönyv bevezetésében már egyszer szerepelt, a
zárórészben nem szükséges megismételni, csak a K. m. f. = Kelt mint fent
rövidítéssel utalunk rá. A jegyzőkönyvet a hitelességéért felelősek aláírásával
fejezzük be. Az aláírás nélküli jegyzőkönyv nem érvényes, nem hiteles.
A
jegyzőkönyvet A/4-es papíron, az ügyiratokhoz hasonlóan, mindig sűrű sortávolsággal
kell gépelni. A papír felső széle alatt 20-25 mm kihagyásával, a bal margónál
kezdve van a cím. A cím után egy sor üresen hagyásával a fejrészből a felvétel
helye, ideje, a szerv neve, címe következik. Egy sor ismételt üresen hagyásával
a jelenlévők neve, munkahelyi beosztása, esetleg az általuk képviselt szerv
megnevezése következik. A fejrészben fel kell tüntetni a jegyzőkönyvvezetőt is.
A jelenlévők felsorolása után egy sor üresen hagyásával kell felírni a
jegyzőkönyv tárgyát. A főrész előtt két üres sort kell hagyni. A felszólalásokat
új bekezdéssel és a felszólalók nevének kiemelésével célszerű jelölni. A
zárórészben a javaslatok alapján megfogalmazott határozatokat kiemelve kell
írni, majd sorkihagyással a bal margónál kezdve a K. m. f. rövidítés
következik. Az aláírások előtt az eddig tanult módon 3-3 sor marad üresen.
x
x
Jegyzőkönyv
x
Készült: Nyíregyházán,
2003. szeptember 15-én, az Almatermesztő Szakszövetkezet irodájában tartott
értekezleten.
x
Jelen
voltak: Maróti Imre elnök
Lázár Rudolf
Seregi Pál vezetőségi
tagok és
15 fő szakszövetkezeti
tag
x
A
jegyzőkönyvet Török Éva vezette.
x
Tárgy: Az almatermés tárolása
x
x
Maróti Imre elnök
megnyitotta az értekezletet. Emlékeztette a megjelenteket, hogy az évenkénti
átlagtermésnek megfelelően kötöttek szerződést a felvásárló szervekkel. Az
almatermés a vártnál nagyobb, így kb. 50-60 vagon alma tárolását kell
megoldani.
x
Mihály Gábor
szerint az almát januárban és februárban jól lehet eladni, ezért érdemes olyan
tárolási lehetőséget keresni, amivel az alma minősége megőrizhető.
x
Pálvölgyi Imréné
felhívta a figyelmet a Gépszerelő Vállalat kihasználatlanul álló raktárára.
Véleménye szerint azt kis átalakítással alkalmassá lehetne tenni 50-60 vagon
alma tárolására.
x
Mezőfi Antal
megígérte, hogy az Építőipari Kft.-vel felveszi a kapcsolatot az átépítés
ügyében.
x
Seregi Pál
felajánlotta, hogy a helyi Takarékszövetkezetnél érdeklődik a hitellehetőségekről,
mert a raktár megvásárlásához és átalakításához a szövetkezetnek pénzre van szüksége.
x
Maróti Imre
összefoglalta a feladatokat:
x
1. Tárgyalni kell a Gépszerelő
Vállalattal a raktár megvételéről.
2. Fel kell venni a kapcsolatot az
Építőipari Kft.-vel az átalakítás ügyében.
3. A Takarékszövetkezettel meg kell
beszélni a hitelfeltételeket.
x
Megköszönte a
hozzászólásokat és az értekezletet befejezte.
x
K. m. f.
x
x
x
Maróti
Imre xxxxx Török
Éva
elnök jegyző
A HIVATALOS LEVÉL
A levél
egy távollévő személyhez intézett, papírlapra írt, rendszerint borítékba zárt,
leragasztott vagy lepecsételt, s főleg postán továbbított értesítés, tudósítás,
közlés. A levélműfajnak két alaptípusa van: a magánlevél és a hivatalos vagy
üzleti levél. A hivatalos levél az intézmények, gazdálkodó szervezetek és a
velük hivatalos kapcsolatba került magánszemélyek között a személyes, a
közvetlen kapcsolatot helyettesíti.
A
hivatalos levelek akkor segítik a gazdálkodó szervek tevékenységét, ha írásukkor
érvényesülnek a fogalmazási, a szakmai és a formai követelmények. A
legfontosabb, hogy a leveleket a magyar nyelv szabályai szerint fogalmazzuk. A
levelek hangja legyen mindig udvarias. Mérlegelnünk kell az adott helyzetet, és
annak megfelelően szabjuk meg levelünk hangját.
Az
elküldött levelek írójukat képviselik. Legyen levelünk gondosan gépelt, papírunk
beosztása esztétikus és a szabvány előírásainak megfelelő. A szép, áttekinthető
formájú levél kifejezi a címzett iránti megbecsülésünket, udvarias
magatartásunkat. A gépelt levél alaki előírásait a Magyar Szabványügyi Hivatal
szabványa tartalmazza.
A
hivatalos levelekben alaki szempontból három fő szerkezeti részt különböztetünk
meg: a fejrészt, a főrészt és a zárórészt. A fejrész tartalmazza a feladó és a
címzett adatait, a postai utasítást, a keltezést és az irattározási adatokat. A
főrészben a tárgy megjelölése után a levél szövege következik. A zárórészbe az
üdvözlés és az aláírás kerül. Előfordul, hogy a levélhez melléklet is tartozik,
ezt a levél legvégén, az aláírások után kell feltüntetni.
A
hivatalos levél szövege tartalmi szempontból is három fő részre tagolható: a
bevezetésre, a tárgyalásra és a befejezésre. A bevezető rész célja a kapcsolatteremtés.
Általában a levélírás szükségességének indokát tartalmazza, hivatkozik
esetleges korábbi előzményre, kapcsolatra. A levél tárgyaló része tartalmilag a
levél lényege, megfogalmazása – mivel benne általában szakkérdésekről van szó –
szaktudást igényel. Egy levélben egy témáról célszerű írni, mert többféle téma
esetleg több ügyintézőhöz tartozhat, és ez késleltetheti a feladat elvégzését.
A levél befejező részében röviden össze lehet foglalni a tárgyalásban
leírtakat, egyben jelezni a kapcsolatok fenntartásának igényét, módját,
formáját.
A LEVÉL FORMÁJA
A feladó neve Szolgálati
használatra!
Helységnév, utca, házszám
Irányítószám
x
x
A címzett neve Keltezés
x Iktatószám:
Helységnév Ügyintézőnk:
Utca, házszám Hivatkozási
szám:
Irányítószám Ügyintézőjük:
x
Expressz!
Ajánlott!
x
Tárgy:
A tárgy megnevezése
x
x
Megszólítás!
x
A levél
szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
x
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
x
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
x
Elköszönő,
üdvözlő szavak
x
x
x
A levelet
küldő szerv neve,
címe
(bélyegző)
x
x
x
Aláírás(ok)
beosztás
x
Melléklet(ek):
II. Rákóczi Ferenc
Gyakorló
Közgazdasági Szakközépiskola
Budapest
x
x
Irodakultúra Stúdió Budapest,
20…. június 10.
x Iktatószám:
97/20…..
Budapest Ügyintéző:
Hegedűs Péter
Podmaniczky
F. u. 27.
1067
x
Tárgy:
Ajánlatkérés
x
x
Iskolánkban
szeptembertől egy új számítógéptermet szeretnénk berendezni.
x
Kérjük,
szíveskedjenek velünk közölni, hogy 20…. harmadik negyedévében milyen számítógépasztalokat
tudnának szállítani.
x
x
x
II.
Rákóczi Ferenc Gyakorló
Közgazdasági
Szakközépiskola
x
x
x
Dr.
Horányi István
igazgató
IRODAKULTÚRA
STÚDIÓ
Budapest
x
x
II. Rákóczi Ferenc Gyakorló Budapest,
20…. június 18.
Közgazdasági Szakközépiskola Iktatószám: 58/20…….
dr. Horányi István Ügyintéző:
Kovács Anna
x Hivatkozási
szám: 97/20…..
Budapest
Wesselényi
u. 38.
1038
x
Tárgy:
Ajánlat
x
x
Hivatkozással
20….. június 10-i levelükre, a mai postával megküldjük címükre számítógépasztalainkról
képes árjegyzékünket. Az árjegyzékben szereplő valamennyi bútort a
megrendeléstől számított egy hónapon belül tudjuk szállítani.
x
Várjuk
szíves megrendelésüket.
x
x
x
Irodakultúra
Stúdió, Budapest
x
x
x
Répássy
Jenő
stúdióvezető
Gyufaipari
Vállalat
Budapest
x
x
Papíripari Vállalat Budapest,
20…. január 25.
Budafoki Papírgyára Iktatószám:
67/20…..
x Ügyintézőnk:
Tóthné
Budapest Hivatkozási
szám: 65/20…..
Pf. 107
1215
x
Tárgy:
Minőségi észrevétel
x
x
Tisztelt
Cím!
x
Hivatkozva
6/03/I. számú szállítási szerződésünk mellékletét képező mintára, sajnálattal
kell közölnünk, hogy a januárban szállított családi gyufadobozok fiókjainak
merevsége nem kielégítő, felhasználásnál könnyen törnek, a gyufa szétszóródik.
x
Kérjük,
hogy a következő sorozat gyártásánál ezt a minőségi hiányosságot szüntessék
meg, mert ellenkező esetben kénytelenek leszünk minőségi kötbérigényünket
érvényesíteni.
x
Minőségi
észrevételünk alátámasztására mellékelünk néhány hibás dobozfiókot.
x
Reméljük,
hogy intézkedésünkkel segítik további zavartalan üzleti kapcsolatunkat.
x
x
x
Gyufaipari
Vállalat
Budapest
x
x
x
Palotai Béla Tóth
Endréné
csoportvezető ügyintéző
x
Melléklet:
2 db minta
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése